Palabra sencilla de ejecución compleja.

Saber priorizar será uno de los mejores descubrimientos que puedas hacer. No es la invención de la rueda, está claro. Pero aún, cuando parece sencillo e intuitivo de hacer, resulta ser una acción muy compleja de poner en marcha, sobre todo, porque priorizar tiene implicaciones cuando tenemos que decir que NO.

Y no es porque no queramos hacer las cosas, es que matemáticamente, contamos con un tiempo finito y actividades ilimitadas que nos piden/queremos/nos gustarían hacer.

Priorizar, consiste en identificar y darle un orden de salida a un conjunto de tareas o productos por su impacto en los objetivos que tenemos.

¿Para qué priorizamos?

• Porque no todo es importante. Y no tiene que serlo.
• Porque no llegamos a todo. Nuestro tiempo y recursos son finitos.
• Porque centra nuestro esfuerzo, tiempo y por ende dinero, en lo que realmente va a tener resultados de impacto.

¿Cómo priorizar?

Cuando ayudo a equipos a priorizar, lo primero que les pido es que piensen en las variables claves sobre las cuales pudiesen ordenar sus tareas o productos. Normalmente, utilizamos dos que nos permiten comenzar a hacer el ejercicio, el esfuerzo y el impacto.

Entendiendo esfuerzo como el tiempo/dedicación/recursos que lleva hacer una tarea o producto vs. Impacto, entendido como la consecuencia/el resultado que generará esa tarea/producto.

Para valorar el esfuerzo, una de las técnicas que he utilizado es el pensar en el tamaño de camisetas y asociarles criterios. Por ejemplo, una talla S puede ser una tarea que toma 1 hora hacerlo y no requiere de más de dos personas para su desarrollo. Y así sucesivamente.

En el caso del impacto, el propio equipo debe valorar la consecuencia de hacerlo: un impacto económico, legal, eficiencia, influencia en las personas, etc.

Una vez categorizadas ambas variables, elaboramos una matriz en la que colocamos el esfuerzo y el impacto en cada uno de los ejes y el equipo comienza a ubicar cada tarea o producto en la matriz. Una vez realizado, asignan un número de priorización a cada tarea o producto. 

Significado de la numeración

La asignación de un número a cada tarea o producto ayudará al equipo a poner su foco y esfuerzo en los más prioritarios, y a organizarse entre sí para sacar adelante los que tengan las primeras numeraciones.

Escribirlo parece fácil, pero ejecutarlo tiene su complejidad. 

• Personalmente, porque nos cuesta admitir que lo que hacemos no tiene la mayor prioridad, porque nos cuesta renunciar a nuestras tareas o productos para poner foco en el del compañero que tiene una prioridad mayor, y porque nos cuesta decirle a nuestro jefe que no llegamos a todo con los recursos y tiempos que manejamos.
• A nuestro jefe le cuesta porque “todo tiene que hacerse”, y probablemente sea aún más difícil priorizar para él porque debe decirle que no a colegas de otras áreas con las que adquiere compromisos.
• A los colegas de otras áreas/stakeholders/clientes, les cuesta porque lo prioritario es su petición y porque en muchos casos tampoco tienen el Mindset de la priorización.

¡Es un sistema, y es totalmente cultural! 

Lo que significa que no basta con que una sola persona ponga en marcha esta práctica. Es necesario hacerla extensiva a todos los niveles para que sea una práctica común y comprendida por todos. También tiene que estar esponsorizada desde los niveles más altos, ya que estos roles serán clave para las negociaciones de los no que hay que decir, sobre todo, en los casos más difíciles de gestionar.